Zdalne zajęcia na uczelni, webinary, wideokonferencje i inne spotkania online są obecnie stałym elementem codziennego życia wielu z nas. Dzięki nim możliwe jest nawiązywanie i podtrzymywanie kontaktu, współpraca, dzielenie się wiedzą i zdobywanie nowych umiejętności w dobie pandemii.
Wielu użytkowników wciąż jednak zastanawia się, jak zachować się podczas wirtualnych spotkań. Nie istnieją jednoznaczne normy, można jednak wypunktować pewne podstawowe zasady i rzeczy, na które powinniśmy zwrócić uwagę. Podstawowa zasada etykiety jest prosta: niezależnie od sytuacji, której dotyczy: zdecydowanie lepiej zapobiegać kryzysom, niż je rozwiązywać. W tym artykule skupimy się zatem na tym jak przygotować się do rozmowy, żeby zminimalizować ryzyko zaliczenia przysłowiowej wpadki.
Kwestie techniczne obejmują z jednej strony przygotowanie niezbędnego sprzętu, a z drugiej sprawdzenie jego działania. Znacznym ułatwieniem będą narzędzia wbudowane w nowoczesne platformy do webinarów i spotkań online, pozwalające na wykonanie testu kamery i mikrofonu. Oczywiście należy również zapewnić dobrą jakość połączenia internetowego, aby uniknąć problemów w trakcie wydarzenia. Warto też sprawdzić w porę na jakiej platformie będzie się odbywało dane spotkanie i zapoznać się z jej funkcjonalnościami przed rozpoczęciem spotkania.
Na co warto zwrócić uwagę?
- Wymagania techniczne – przed spotkaniem sprawdź, czy dana platforma wymaga instalacji. Przekonaj się także, czy nie istnieją żadne ograniczenia, które mogłyby utrudnić Tobie i innym osobom korzystanie z niej.
- Sposób logowania do pokoju – zwłaszcza przed ważnymi spotkaniami czy szkoleniami warto przed dołączeniem przekonać się czy wymagana jest rejestracja i jakie dane będą potrzebne do zalogowania się.
- Wygląd pokoju – poświęć również chwilę na zaznajomienie się z oknem pokoju, w którym odbędzie się rozmowa. Przeanalizuj rozmieszczenie elementów, z których będziesz korzystać.
- Najważniejsze funkcje – przekonaj się, jakie możliwości daje Ci oprogramowanie: czy możesz korzystać z czatu, włączać i wyłączać mikrofon i kamerę w trakcie spotkania albo zgłaszać chęć zabrania głosu poprzez podniesienie ręki.
Odpowiednie miejsce: warto zadbać również o miejsce, z którego będziesz uczestniczyć w spotkaniu. Powinno być ciche i spokojne, najlepiej także oddzielone od części mieszkania, w której na przykład przebywają inni domownicy.
Przemyślane tło: w trakcie spotkań online bardzo często rozprasza to, co znajduje się za plecami uczestników. Nie oznacza to jednak, że od razu trzeba decydować się na profesjonalną scenerię. W charakterze tła posłużyć może chociażby ściana czy po prostu widok posprzątanego mieszkania. Alternatywą pozostają wirtualne tła – trzeba jednak podejść do nich z wyczuciem smaku i wybrać stonowaną grafikę lub zdecydować się na opcję rozmycia tła. Trzeba pamiętać, że w przypadku zbyt gwałtownych ruchów funkcja blurowania nie działa poprawnie.
Na co jeszcze warto zwrócić uwagę?
- Źródła światła: dopilnuj, aby w trakcie spotkania za Twoimi plecami nie znajdowało się intensywne źródło światła (np. silnie nasłonecznione okno).
- Kontroluj obraz: w okienku podglądu AV możesz zobaczyć, co widzą inni uczestnicy spotkania. Dzięki temu szybko
wprowadzisz niezbędne korekty i zadbasz o zachowanie
kontaktu wzrokowego.
Adekwatny ubiór, czyli po prostu dostosowany do sytuacji. Należy stawiać przede wszystkim na schludność i stonowanie. Zbyt formalny strój w warunkach domowych może nie być pozytywnie odebrany. W większości przypadków wystarczająca okaże się wyprasowana koszula. Oczywiście w trakcie mniej formalnych spotkań, np. zespołu, można pozwolić sobie na więcej luzu. Lepiej jednak zrezygnować chociażby z prezentowania się współpracownikom w piżamie. Nie skupiajmy się też tylko na górnych częściach ubrania – może nam się zdarzyć wstać w trakcie spotkania i nasze szorty czy dresy pojawią się w polu widzenia kamery.
Nieprzewidziane zdarzenia mogą wystąpić zawsze, ale na wiele nich możemy być przygotowani. Warto mieć pod ręką ładowarkę, łatwy dostęp do gniazdka elektrycznego, butelkę wody czy smartfon, który w kryzysowej sytuacji posłuży jako alternatywny router.