Proces rekrutacyjny wiąże się dla wielu z nas z dużym stresem, a pierwsze dni przed podjęciem pracy i pierwsze dni w nowej instytucji czy firmie również wydają się być trudne. Jednak nie denerwuj się - jeżeli trafiłeś do dobrej firmy z pewnością przejdziesz ONBOARDING – bardziej lub mniej sformalizowany i rozbudowany proces załatwienia formalności, przyjęcia obowiązków oraz poznania osób, z którymi będziesz współpracował.
Onboarding to proces adaptacji nowego pracownika w organizacji, aby jak najszybciej mógł efektywnie wykonywać swoje zadania, poznał wszystkie niezbędne*:
- procedury (obieg dokumentów, zasady i formy komunikacji),
- działania strategiczne (misja i wizja firmy, struktura, organizacja itd.),
- osoby (przełożonych, współpracowników, pracowników działów np. kadr i księgowości, z którymi będzie miał kontakt),
- obowiązki na stanowisku (ich zakres, możliwości rozwoju i awansu)
- czynności wstępne konieczne do podjęcia pracy na stanowisku takie, jak badania lekarskie, szkolenie wstępne oraz okresowe BHP itd.
- oraz odebrał sprzęt służbowy niezbędny do pracy.
Dobrze zorganizowany proces onboardingu jest nie tylko korzystny dla firmy (przyspiesza przejęcie obowiązków przez nowego pracownika), ale również dla samego pracownika, który wie co, jak i gdzie ma załatwić. Ponadto, jakie są jego zadania na najbliższe dni oraz kto może mu pomóc w przypadku problemów. Wszystko to wpływa korzystnie na satysfakcję z pracy, motywację do podjęcia nowych obowiązków oraz rozwijania umiejętności i kompetencji niezbędnych na danym stanowisku.
Pamiętaj!
- Jeżeli nie zostanie Ci zaproponowane wsparcie w procesie onboardingu w nowym miejscu pracy – przygotuj sobie na podstawie powyższych punktów* pytania do swojego bezpośredniego przełożonego. Koniecznie zapisz odpowiedzi, kontakty itd. - w danej chwili może Ci się wydawać, że wszystko zapamiętasz, jednak weź pod uwagę fakt, że w nowym miejscu pracy musisz w krótkim czasie przyswoić wiele informacji.
- Poproś o wyznaczenie osoby, która będzie odpowiedzialna za udzielanie Ci wsparcia w początkowym okresie pracy.
W jakiej formie przeprowadzany jest onboarding i przez kogo?
To zależy. W mniejszych firmach jest to proces prowadzony przez bezpośredniego przełożonego lub doświadczonego pracownika. W dużych organizacjach to zazwyczaj dział HR odpowiada i organizuje proces, włączając na różnych etapach osoby, które powinieneś poznać.
Forma jest również zróżnicowana - możesz przechodzić przez proces samodzielnie lub grupowo (z całą grupą nowych pracowników). Mogą zostać zorganizowane dla Was pogadanki, wykłady, spotkania, szkolenia w firmie lubo szkolenia online, tutoriale, pakiety materiałów i ważnych dokumentów do pobrania itp. Spotyka się już także, zwłaszcza w międzynarodowych korporacjach, dedykowane narzędzia lub platformy, na których wszyscy nowi pracownicy niezależnie od kraju zatrudnienia przechodzą jednolity proces onboardingu.
Dobrze przygotowany i przeprowadzony proces onboardingu zapobiega nadmiernej rotacji pracowników. Według badań Wynhurst Group w ciągu pierwszych 45 dni zatrudnienia występuje 22% rotacja pracowników, a 50% osób odchodzi w ciągu pierwszych 4 miesięcy pracy.
Jak długo trwa onboarding?
Jeżeli trafiłeś do dobrej formy to znaczy, że pierwsze kroki w onboardingu masz już za sobą - podczas rozmowy rekrutacyjnej. Zastanów się, czy osoba prowadząca spotkanie powiedziała Ci parę słów na temat zakresu obowiązków na Twoim stanowisku, struktury organizacyjnej, czy też komunikacji wewnętrznej?
Jeżeli onboarding trwa zbyt krótko, to wcale nie oznacza, że jest dobrze zorganizowany. Oznacza to, że podczas pierwszych dni pracy nowa osoba jest przytłaczana dużą ilością informacji, nowych obowiązków, a nie zawsze ma wiedzę oraz możliwości wykonania swoich zadań. Dlatego nie zniechęcaj się, jeżeli usłyszysz, że będziesz wdrażany w nowym miejscu pracy przez miesiąc, dwa, a w niektórych przypadkach nawet przez pół roku (np. praca z wykorzystywaniem drogiej i skomplikowanej aparatury).
Przykłady ciekawych form onboardingu.
Firma Valve Software przekazuje nowym pracownikom między innymi podręcznik Employee handbook, która zawiera wszystkie niezbędne dla nowego pracownika informacje, jednak jest napisana w bardzo przystępnej - momentami humorystycznej formie i zawiera wiele infografik, zabawnych opisów, komiksów i schematów ułatwiających przyswajanie wiedzy:
https://steamcdn-a.akamaihd.net/apps/valve/Valve_NewEmployeeHandbook.pdf
New Job Survival Kit (welcome pack, welcome kit) - to również coraz popularniejszy sposób na przywitanie nowych osób oraz przekazanie im niezbędnego drobnego wyposażenia (identyfikator, karta parkingowa, wizytówki) oraz miłych dodatków, których celem jest to, aby nowy pracownik poczuł się częścią zespołu (firmowe kubki, wizytownik, długopisy, notatniki, koszulki/bluzy, torby, butelki na wodę, a czasem nawet zabawne akcenty typu kolorowe skarpetki, które są częścią dress codu firmy). Ciekawe przykłady takich zestawów znajdziesz tutaj:
https://digiday.com/marketing/best-agency-employee-welcome-kits/
W niektórych firmach przyjście nowego pracownika wiąże się ze spotkaniem całego zespołu - zamawiane jest ciasto powitalne lub wspólny lunch, dzięki czemu wszyscy mają okazję poznać nową osobę. Następnie pracownik jest oprowadzany przez swojego bezpośredniego przełożonego po biurze - dzięki czemu spotyka te same osoby, ale już na konkretnych stanowiskach pracy.
Innym przykładem jest wykorzystanie intranetu do wzajemnego poznania się pracowników - każdy nowy pracownik odpowiada na kilkanaście pytań na swój temat. W intranecie (w dedykowanym miejscu) zamieszczane jest jego zdjęcie oraz odpowiedzi. Pracownik może również poznać tam odpowiedzi swoich kolegów, dzięki czemu łatwiej będzie mu nawiązać kontakt, chociażby z osobami, które mają te same pasje.
Część firm, jeszcze przed pierwszym dniem pracy, wysyła nowemu pracownikowi informacje techniczne – jak dojechać do firmy, jak dostać się do środka bez identyfikatora, do kogo skierować pierwsze kroki. Firma Firstborna wysyła tradycyjną kartkę z powitalną formułą oraz linkiem do mapy okolic biura - łatwo się zorientować, gdzie można zjeść lunch w przerwie lub zapisać się do klubu sportowego po pracy.
Jest wiele przykładów dobrze zorganizowanego onboardingu, niestety jest też wiele przykładów jego braku lub ograniczenia do przekazania kilku informacji wstępnych, co skutkuje dużą rotacją pracowników w firmach oraz niepochlebnymi opiniami na forach. Dlatego jednym z kluczowych pytań podczas rekrutacji powinno być Twoje pytanie o to, jak zorganizowany jest proces onboardingu w firmie, do której aplikujesz. Pracodawcy stawiają Tobie pewne wymagania, ale Ty również masz prawo wymagać i oczekiwać od firmy wsparcia w tak kluczowym momencie, jakim są pierwsze dni w nowym miejscu pracy.