Zdalne spotkania, webinary czy wideokonferencje stały się codziennym elementem życia zawodowego i prywatnego wielu z nas. Czy pamiętamy o tym, żeby stosować się podczas nich do zasad savoir-vivre’u? W poprzednim artykule omówiliśmy jak przygotować się do rozmowy online, teraz skupimy się na zachowaniu już podczas samego spotkania.
Liczy się punktualność
Podczas spotkań online kluczową rolę odgrywa punktualność. Świadczy przede wszystkim o Twoim profesjonalizmie i pozwala na okazanie szacunku innym uczestnikom spotkania. Rzecz jasna spóźnienie jest jeszcze poważniejszym faux-pas w przypadku prowadzących i prelegentów. Warto wobec tego być gotowym z pewnym wyprzedzeniem, pozwalającym na komfortowe dołączenie do pokoju czy wystartowanie wydarzenia.
Jak witać się podczas spotkań online?
Pewne wątpliwości dotyczą także tego, w jaki sposób należy witać się z innymi uczestnikami spotkań online. Część osób woli zostać niezauważona, inne piszą krótką wiadomość w oknie czatu lub ograniczają się do machania ręką. Najlepszą formą przywitania jest jednak powiedzenie ”cześć” czy ”dzień dobry” i nawiązanie kontaktu wzrokowego z innymi uczestnikami wydarzenia (o ile wszyscy uczestnicy mają nadane takie uprawnienia). Taka sama zależność dotyczy oczywiście również pożegnania. Bezpośrednie zwrócenie się do innych osób będzie nie tylko najbardziej kulturalne, ale pozwoli również na przeniesienie zachowań znanych z tradycyjnej rzeczywistości do świata wirtualnego.
Czy muszę włączać kamerkę?
Nowoczesne platformy do spotkań online pozwalają na wyłączenie kamery w dowolnym momencie. Wiele osób chętnie korzysta z tej funkcji i ogranicza swój czas „na wizji” wyłącznie do zabierania głosu. Możliwości techniczne czasem wymagają od uczestników wyłączenia kamer ze względu na zbyt duże obciążenie generujące zakłócenia w odbiorze. Jeżeli jednak umawiasz się na wideokonferencję musisz założyć, że konieczne będzie udostępnianie zarówno dźwięku, jak i obrazu. W ten sposób okazujesz szacunek swoim rozmówcom i dbasz o relacje, które często cierpią ze względu na brak możliwości nawiązywania standardowych kontaktów.
A co z mikrofonem?
Nic nie rozprasza tak bardzo, jak pochodzące z tła dźwięki, które nagle rozlegają się w słuchawkach wszystkich uczestników. Przejeżdżające za oknem samochody, gwar dobiegający z innych pomieszczeń, a nawet pozornie niezbyt głośny szum potrafią zaburzyć pracę i utrudnić skupienie na kwestiach merytorycznych. Na szczęście istnieje bardzo prosty sposób na uniknięcie wielu problemów tego typu: wystarczy, że wyciszysz mikrofon w czasie, kiedy nie zabierasz głosu.
Zabieranie głosu
Aktywne uczestnictwo w spotkaniu wymaga zabierania głosu w dyskusji, może być to także jeden z ważnych elementów webinaru. Z drugiej strony z doświadczenia doskonale wiemy, że często towarzyszy temu pewien chaos, zwłaszcza w chwilach, kiedy kilka osób zaczyna mówić jednocześnie. Nic w tym dziwnego: takie sytuacje zdarzają się przecież niezwykle często również podczas standardowych spotkań w większym gronie. Niemal każdemu zdarzyło się kiedyś rozpocząć wypowiedź w tym samym momencie, co inna osoba. To nie tylko utrudnia konstruktywną pracę, ale jest także niekomfortowe. Platformy do spotkań online pozwalają jednak na łatwe rozwiązanie tego problemu. Odpowiednie moderowanie dyskusji może być w świecie wirtualnym zdecydowanie prostsze. Wystarczy, że skorzystasz z opcji podniesienia ręki, kiedy chcesz zabrać głos. Dzięki temu zapanowanie nad chaosem jest możliwe, a osoba, która np. prowadzi spotkanie, wie, kto chciałby się wypowiedzieć. Warto korzystać także z innych elementów usprawniających komunikację, takich jak czat czy live emoji. Dzięki multimedialnym ikonkom będziesz w stanie m.in. zgłosić chęć zabrania głosu, poprzeć dany pomysł czy zasygnalizować problem.
Traktuj swoich uczestników jak gości
Uczestnicząc w spotkaniu online z domu, warto traktować swoich współpracowników czy uczestników webinarów tak, jak gości, których zamierzasz przyjąć. W takiej sytuacji posprzątanie mieszkania i schludny ubiór są przecież standardem. Jednocześnie w przypadku osób, które dobrze znamy, możemy pozwolić sobie na nieco więcej, podczas bardziej formalnych wizyt jesteśmy natomiast zobligowani do zachowania większego dystansu. Warto po prostu zastanowić się nad kilkoma podstawowymi kwestiami:
- Kim są Twoi odbiorcy?
- Jak dobrze ich znasz?
- Czego oczekują od Ciebie i spotkania?
- Czy sytuacja jest formalna?
Dostosowanie ubioru, przestrzeni wokół Ciebie i zachowania do konkretnej sytuacji nie jest trudne. Do każdego scenariusza należy przy tym podchodzić ze zdrowym rozsądkiem i umiarem. Ostatecznie nieco większa doza profesjonalizmu będzie z pewnością lepsza od przekroczenia granic nieakceptowanych przez współpracowników czy uczestników wydarzenia.
Uwaga skupiona na spotkaniu
Często w trakcie nauki czy pracy zdalnej załatwiamy inne sprawy, przeglądamy Internet, odwiedzamy media społecznościowe czy zajmujemy się obowiązkami domowymi. Jednakże podejście etykiety jest jednoznaczne: W trakcie spotkania online należy skupić się wyłącznie na nim i jego uczestnikach inne zajęcia powinny natomiast poczekać na jego zakończenie.
Smacznego...?
Często powtarzającym się elementem wielu spotkań jest spożywanie w ich trakcie posiłków i napojów. Oczywiście niemal wszyscy doskonale zdają sobie sprawę z niestosowności takiego zachowania. Dlatego też często zdarza się, że uczestnicy próbują ukryć się, wyłączając na czas jedzenia kamerkę. Oczywiście picie np. wody, kawy czy herbaty w trakcie różnego typu spotkań jest jak najbardziej dopuszczalne i zrozumiałe. Warto podejść jednak do tej kwestii rozsądnie: wybieraj momenty, kiedy nie zabierasz głosu, i pamiętaj o wyciszeniu mikrofonu, aby nie rozpraszać innych osób. Powyższe reguły odnoszą się oczywiście do spotkań online i osób prowadzących webinary. Uczestnicy, którzy tylko obserwują prezentację i przysłuchują się jej, mogą bez żadnych przeszkód spożywać posiłek, pod warunkiem utrzymania uwagi na prezentowanym materiale.
Niespodziewane sytuacje
Nie da się ukryć: różnego typu zakłócenia wirtualnych spotkań są dla wielu osób stałym elementem codzienności. Poza problemami technicznymi pojawiają się też zakłócenia wynikające z tego co dzieje się wokół uczestnika spotkania. Lista potencjalnych kryzysowych scenariuszy jest przy tym bardzo długa. Część z nich da się z łatwością przewidzieć (i dzięki temu albo ich uniknąć, albo dobrze przygotować się na ich wystąpienie), na część niestety nie mamy wpływu. Uczestnicy muszą zdawać sobie z tego faktu sprawę i podchodzić do nagłych wypadków z wyrozumiałością. Jeżeli więc np. dzwonek do drzwi lub czworonożny przyjaciel nagle zakłócą wydarzenie, przeproś inne osoby i poproś o chwilę czasu na zaradzenie sytuacji.
Więcej na temat zachowania podczas spotkań online dowiesz się z webinaru:
https://www.youtube.com/watch?v=Pa73c-yNB7Q
